Innhold
Start med den ansattes kontrakt, tariffavtale og eventuell lokal avtale. De avgjør når ekstra timer er merarbeid eller overtid og hvordan tiden skal kompenseres. Oversikten over arbeidstidsregler i Danmark samler øvrige regler om blant annet hvile, pauser og ukentlig arbeidstid for danske arbeidsforhold.
Hva er normtimer?
Normtimer er avtalt arbeidstid i perioden virksomheten bruker som referanse. Perioden kan være en uke, en måned eller en annen normperiode hvis avtalegrunnlaget sier det.
Det betyr at 37 timer i en dansk eksempelavtale ikke alltid må nås hver kalenderuke. Hvis timene kan fordeles over en lengre periode, må lederen se på hele perioden før et avvik vurderes.
Fire tall kan være forskjellige
- Normtimer: avtalt arbeidstid i den relevante perioden.
- Planlagte timer: vaktene virksomheten har lagt i gjeldende plan.
- Registrerte timer: den ansattes registrerte start, slutt og pauser.
- Godkjente timer: lederens aksepterte resultat etter kontroll.
Hvis Sara har 37 normtimer for uken, er planlagt til 35 timer og registrerer 36,5, er det to forskjeller å undersøke. Planen ligger to timer under normen, mens registrert tid ligger halvannen time over planen. Ingen av tallene forteller alene om det er overtid.
Når er ekstra timer overtid?
Timer utover normtiden er ikke automatisk overtid med et bestemt tillegg. Det kan være merarbeid, overtid, en forskyvning innenfor normperioden eller en feil som må rettes. Svaret avhenger av avtalen som gjelder den ansatte.
Bruk derfor ikke én generell regel for alle. Registrer hvilket avtalegrunnlag og hvilken periode som gjelder den enkelte, og la en ansvarlig leder klassifisere avviket før lønn.
Hvordan håndteres avspasering?
Avspasering er fri etter avtalegrunnlaget virksomheten følger. Før dere oppretter en saldo, må dere avtale hvilke godkjente timer som gir avspasering, hvordan de omregnes og hvem som kan tilskrive eller rette saldoen.
I Monoplan kan avspasering håndteres som en konfigurert fraværstype med saldo. Opptjening fra ekstra timer skjer bare etter valgt oppsett og kontroll; en registrert ekstratime bør ikke automatisk bli én times avspasering.
En tydelig arbeidsflyt beskriver:
- Hvilke godkjente timer som kan gi saldo.
- Hvem som kontrollerer og tilskriver saldoen.
- Hvordan den ansatte ber om avspasering.
- Hvem som godkjenner fraværet.
- Hvordan saldo og bemanning påvirkes.
Se ferie, fravær og saldoer i Monoplan og samlet kontroll fra vaktplan til lønnsgrunnlag.
Kontroll ved periodens slutt
Før perioden avsluttes, bør den ansvarlige:
- kontrollere hvilken normperiode som gjelder;
- sammenligne norm, planlagt, registrert og godkjent tid;
- avklare manglende registreringer og større avvik;
- klassifisere ekstra timer etter kontrakt og tariffavtale;
- oppdatere eventuell avspaseringssaldo;
- dokumentere rettelser og godkjenne resultatet.
Da ser både ansatt og leder hvordan tallene ble til før de inngår i lønnsgrunnlaget.