Innhold
De tre tingene bør ikke blandes sammen. Hvis registrert tid automatisk overskriver planen, forsvinner forklaringen på avviket. Hvis planen automatisk blir lønnstid, risikerer virksomheten å overse det som faktisk skjedde.
Fire tidsbegreper som må holdes atskilt
| Begrep | Formål |
|---|---|
| Planlagt tid | Gjeldende forventning til vakten. |
| Registrert tid | Den ansattes registrerte start og slutt. |
| Effektiv tid | Arbeidstid etter oppsettet som blant annet håndterer pauser. |
| Godkjent tid | Tiden lederen aksepterer til lønnsgrunnlaget etter kontroll. |
Normtimer er et femte referansepunkt: avtalt arbeidstid over en periode. De erstatter ingen av de fire tidsverdiene.
1. Bevar gjeldende plan
Når en vakt er lagt i gjeldende plan, må planlagt tid bevares som referanse. Senere endringer trenger tydelig status så man ser om de bare ble foreslått eller faktisk godkjent.
En planlagt vakt kan endres på grunn av sykdom, et bytte eller driftsbehov. Før nødvendig godkjenning er gitt og endringen ført tilbake til planen, bør en privat melding ikke regnes som den nye sannheten.
2. Registrer den faktiske arbeidsdagen
Et digitalt stemplingsur registrerer start og slutt mens vakten pågår. Pauser, fravær og manglende stemplinger må også være synlige. Guiden til digitale stemplingsur gjennomgår forskjellige måter å registrere tiden på.
Registreringene må følge virksomhetens valgte metode og gjeldende krav. Guiden om krav til tidsregistrering i Danmark gjennomgår blant annet daglig arbeidstid, tilgang og oppbevaring for danske arbeidsforhold.
3. Gjør avvik til en arbeidskø
Forskjellen mellom plan og registrering er ikke automatisk en feil. Den er et spørsmål som må forklares. Typiske situasjoner er:
- den ansatte glemte å stemple ut;
- vakten sluttet senere på grunn av driften;
- en pause mangler eller har en annen varighet;
- fravær er registrert på dagen;
- utført vakt var ikke oppdatert etter et bytte;
- et tillegg eller en lønnsart trenger lederens vurdering.
Prioriter ufullstendige og store avvik først. Bruk kommentarer og gjeldende plan som sammenheng, men kontroller alltid den konkrete hendelsen.
Eksempel: En vakt med 30 minutters avvik
Sara er planlagt fra kl. 08.00 til 15.00. Hun stempler inn kl. 07.58 og ut kl. 15.32, men pausen mangler i registreringen.
Lederen bør ikke bare godkjenne 7 timer og 34 minutter eller endre registreringen til planlagt tid. Først må pausen og den sene avslutningen avklares. Kanskje hjalp Sara med en levering etter stengetid, og kanskje tok hun avtalt pause uten å registrere den. Når hendelsen er avklart, kan lederen rette relevante opplysninger, legge til en kommentar og godkjenne resultatet.
Nettopp forskjellen mellom plan, registrering og godkjenning gjør beslutningen forståelig senere.
4. Godkjenn tiden som skal brukes
Godkjenning er en beslutning, ikke bare et klikk. Lederen bekrefter hvilken tid og hvilke øvrige opplysninger som skal med i periodens lønnsgrunnlag. Opprinnelig plan og registrering bør fortsatt kunne forklare beslutningen.
En god arbeidsflyt er å avklare mangler med den ansatte, kontrollere pauser og fravær, legge til relevante lønnsarter eller tillegg og deretter godkjenne. Perioden kan låses etter virksomhetens prosess så behandlede opplysninger ikke endres ubemerket.
5. Lag lønnsrapporten og eksporten
Når alle relevante vakter er gjennomgått, kan Monoplan lage en lønnsrapport og et lønnsgrunnlag. Grunnlaget kan omfatte godkjente timer, lønnsarter, tillegg, fravær, ansattnummer og avdeling.
Rapporten er til kontroll. Eksportfilen er til overlevering. Monoplan kan støtte overlevering til Danløn, DataLøn, DataLøn Branche, Zenegy eller generiske PDF-/CSV-formater avhengig av oppsett. Se konkrete integrasjoner og eksportmuligheter.
Monoplan klargjør godkjente timer og opplysninger. Beregning og utbetaling av lønn skjer deretter i virksomhetens lønnssystem.
Periodekontroll før eksport
- Har alle relevante vakter en fullstendig registrering?
- Er større avvik forklart?
- Er fravær, pauser, tillegg og lønnsarter kontrollert?
- Er timene godkjent av ansvarlig leder?
- Samsvarer ansattnumre og avdelinger med lønnssystemets oppsett?
- Er eksportperiode og format valgt riktig?
Når alle punkter er avklart, er lønnsgrunnlaget klart for lønnssystemet. Se også hvordan kontrollen inngår i Monoplans samlede workforce management-flyt.