Innehåll
De tre delarna bör inte blandas ihop. Om registrerad tid automatiskt skriver över schemat försvinner förklaringen till avvikelsen. Om schemat automatiskt blir lönetid riskerar verksamheten att förbise det som faktiskt hände.
Fyra tidsbegrepp att hålla isär
| Begrepp | Syfte |
|---|---|
| Planerad tid | Den aktuella förväntningen på arbetspasset. |
| Registrerad tid | Medarbetarens registrerade start och slut. |
| Effektiv tid | Arbetstid efter de inställningar som exempelvis hanterar pauser. |
| Godkänd tid | Den tid chefen accepterar för löneunderlaget efter kontroll. |
Ordinarie arbetstid är en femte referenspunkt: avtalad arbetstid över en period. Den ersätter inget av de fyra tidsvärdena.
1. Bevara aktuellt schema
När ett arbetspass har lagts i aktuellt schema behöver den planerade tiden bevaras som referens. Senare ändringar behöver tydlig status så att det går att se om de bara föreslogs eller faktiskt godkändes.
Ett planerat arbetspass kan ändras på grund av sjukdom, ett byte eller driftbehov. Innan nödvändigt godkännande finns och ändringen har förts tillbaka till schemat bör ett privat meddelande inte betraktas som den nya sanningen.
2. Registrera den faktiska arbetsdagen
En digital stämpelklocka registrerar start och slut medan arbetspasset pågår. Pauser, frånvaro och saknade stämplingar behöver också vara synliga. Guiden till digitala stämpelklockor går igenom olika sätt att registrera tiden.
Registreringarna behöver följa verksamhetens valda metod och gällande krav. Guiden om krav på tidsregistrering i Danmark går igenom bland annat daglig arbetstid, åtkomst och lagring för danska anställningar.
3. Gör avvikelser till en arbetskö
Skillnaden mellan schema och registrering är inte automatiskt ett fel. Den är en fråga som behöver förklaras. Vanliga situationer är:
- medarbetaren glömde att stämpla ut;
- arbetspasset slutade senare på grund av driften;
- en paus saknas eller har en annan längd;
- frånvaro har registrerats på dagen;
- det utförda arbetspasset var inte uppdaterat efter ett byte;
- ett tillägg eller en löneart behöver chefens bedömning.
Prioritera ofullständiga och stora avvikelser först. Använd kommentarer och aktuellt schema som sammanhang men kontrollera alltid den konkreta händelsen.
Exempel: Ett arbetspass med 30 minuters avvikelse
Sara är planerad kl. 08.00–15.00. Hon stämplar in kl. 07.58 och ut kl. 15.32 men pausen saknas i registreringen.
Chefen bör inte bara godkänna 7 timmar och 34 minuter eller ändra registreringen till planerad tid. Först behöver pausen och det sena avslutet redas ut. Kanske hjälpte Sara med en leverans efter stängning och kanske tog hon avtalad paus utan att registrera den. När händelsen är klarlagd kan chefen rätta relevanta uppgifter, lägga till en kommentar och godkänna resultatet.
Just skillnaden mellan schema, registrering och godkännande gör beslutet begripligt senare.
4. Godkänn tiden som ska användas
Godkännande är ett beslut, inte bara ett klick. Chefen bekräftar vilken tid och vilka övriga uppgifter som ska ingå i periodens löneunderlag. Ursprungligt schema och registrering bör fortfarande kunna förklara beslutet.
Ett bra flöde är att reda ut luckor med medarbetaren, kontrollera pauser och frånvaro, lägga till relevanta lönearter eller tillägg och sedan godkänna. Perioden kan låsas enligt verksamhetens process så att behandlade uppgifter inte ändras obemärkt.
5. Skapa lönerapport och export
När alla relevanta arbetspass har granskats kan Monoplan skapa en lönerapport och ett löneunderlag. Underlaget kan innehålla godkända timmar, lönearter, tillägg, frånvaro, anställningsnummer och avdelning.
Rapporten används för kontroll. Exportfilen används för överlämning. Monoplan kan stödja överlämning till Danløn, DataLøn, DataLøn Branche, Zenegy eller generella PDF-/CSV-format beroende på inställningar. Se aktuella integrationer och exportmöjligheter.
Monoplan förbereder godkända timmar och uppgifter. Beräkning och utbetalning av lön sker sedan i verksamhetens lönesystem.
Periodkontroll före export
- Har alla relevanta arbetspass en fullständig registrering?
- Är större avvikelser förklarade?
- Är frånvaro, pauser, tillägg och lönearter kontrollerade?
- Är timmarna godkända av ansvarig chef?
- Matchar anställningsnummer och avdelningar lönesystemets inställningar?
- Är exportperiod och format rätt valda?
När alla punkter är klara är löneunderlaget redo för lönesystemet. Se också hur kontrollen ingår i Monoplans samlade workforce management-flöde.