Krav på tidsregistrering i Danmark

Kravet föreskriver inte en viss app eller registreringsmetod. Arbetsgivaren ska införa ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system som gör det möjligt att mäta den dagliga arbetstiden för varje medarbetare som omfattas.

Denna guide ger allmän information, inte juridisk rådgivning. Kollektivavtal, branschspecifik lagstiftning och särskilda undantag kan ändra kraven. Sök juridisk eller professionell rådgivning om en medarbetares ställning eller registreringsmetoden är osäker.

Vad kräver lagen?

För en praktisk jämförelse av appar, gemensamma kiosker och fysiska terminaler kan du läsa vår guide om digitala stämpelklockor och medarbetares tidsregistrering.

§ 4 b i den danska arbetstidslagen innehåller de centrala kraven:

Krav	Vad innebär det för arbetsgivaren?
System	Inför ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system.
Daglig arbetstid	Systemet ska kunna mäta varje medarbetares dagliga arbetstid.
Egen åtkomst	Medarbetare ska kunna komma åt sina egna registrerade uppgifter.
Lagring	Registreringarna ska sparas i 5 år efter slutet av den referensperiod som används för att beräkna genomsnittlig veckoarbetstid.

Den danska arbetsmiljömyndigheten Arbejdstilsynet anger att den kan begära att få se registreringarna vid en inspektion, exempelvis vid misstanke om brott mot reglerna om dygnsvila eller veckovila.

Vad ska registreras?

Lagen kräver att systemet mäter varje medarbetares dagliga arbetstid. Den föreskriver inte en teknik eller en blankett för alla företag. Förarbetena beskriver en hög grad av metodfrihet.

I praktiken ska registreringarna vara tillräckligt korrekta för att företaget ska kunna fastställa hur mycket medarbetaren faktiskt arbetade den dagen och kontrollera:

• dygnsvila mellan arbetsperioder
• veckovila
• genomsnittlig veckoarbetstid, inklusive övertid

Schemalagda arbetspass räcker inte nödvändigtvis om arbetet börjar tidigt, slutar sent eller ändras under dagen. Företaget ska kunna dokumentera faktisk daglig arbetstid. Att registrera start, slut, pauser och senare rättelser är en praktisk metod, men lagen kräver inte en viss stämpelklockeprodukt.

Läs översikten över danska arbetstidsregler när du också behöver kontrollera 11 timmars dygnsvila, veckovila och 48-timmarsgränsen.

Åtkomst till registreringarna

Arbetsgivaren ska säkerställa att medarbetare kan komma åt sina egna uppgifter i registreringssystemet. Detta är ett separat krav i arbetstidslagen och gäller vid sidan av medarbetarnas dataskyddsrättigheter.

Åtkomst till egna timmar innebär inte att alla medarbetare ska se kollegornas registreringar eller redigera godkända uppgifter. Företaget ska definiera lämpliga behörighetsnivåer och ett tydligt sätt att rapportera fel.

Arbetstidslagen föreskriver inte ett visst rättelseflöde. GDPR kräver att personuppgifter är korrekta och vid behov uppdateras, och registrerade har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. Företaget bör därför dokumentera hur det utreder och rättar fel utan att göra historiken oklar.

En praktisk rättelseprocess kan registrera:

1. vilken registrering som var felaktig
2. rätt arbetstid
3. varför rättelsen gjordes
4. vem som gjorde den och när

Lagen föreskriver inte exakt denna ordning. Den gör bara rättelsen enklare att förstå för både medarbetare och chef.

För senare granskning och godkännande kan du följa arbetsflödet från schema till löneunderlag.

Hur länge ska arbetstidsregistreringar sparas?

Arbetstidslagen kräver att registreringar sparas i 5 år efter slutet av den period som används för att beräkna medarbetarens genomsnittliga veckoarbetstid. Fristen är därför inte nödvändigtvis fem år från det enskilda arbetspasset.

Arbetstidsregistreringar är också personuppgifter. Företaget behöver en rättslig grund, ska informera medarbetarna om behandlingen och bör begränsa åtkomst och användning till berättigade ändamål. GDPR:s princip om lagringsminimering upphäver inte den lagstadgade femåriga lagringstiden, men uppgifter bör inte sparas längre för andra ändamål utan en giltig grund.

Vem kan vara undantagen?

Kravet omfattar inte nödvändigtvis varje medarbetare i varje situation. Arbetstidslagen innehåller ett snävt undantag för arbetstagare vars arbetstid på grund av verksamhetens särskilda art inte mäts eller bestäms i förväg eller kan bestämmas av arbetstagarna själva, när detta anges i anställningsavtalet. Kollektivavtal och branschspecifika regler kan också påverka omfattningen.

En titel som chef eller tjänsteman räcker inte i sig. Bedöm medarbetarens faktiska självbestämmande över hela arbetstiden och dokumentera grunden.

Så kan Monoplan stödja arbetsflödet

Medarbetares tidsregistrering och digital stämpelklocka i Monoplan låter medarbetare registrera start, slut och pauser på mobil eller kiosk. Företag kan använda GPS- eller Wi-Fi-regler, jämföra schemalagd och faktisk tid och låta utsedda chefer granska, rätta och godkänna avvikelser före lönerapporten.

Medarbetare kan se sina egna timmar i Monoplan. Företaget ska fortfarande säkerställa att inställningarna täcker alla relevanta arbetsperioder, ger den åtkomst som krävs och uppfyller lagringskravet.

Arbetsgivaren ansvarar fortfarande för att:

• identifiera vem som omfattas av registreringskravet
• säkerställa att varje relevant arbetsperiod registreras korrekt
• definiera åtkomst, information till medarbetare och rättelseprocessen
• säkerställa den lagstadgade lagringstiden, även när uppgifter senare flyttas eller exporteras
• använda registreringarna för att kontrollera tillämpliga arbetstidsregler

Kontrollera företagets inställningar

1. Kartlägg medarbetare, kollektivavtal och eventuella särskilda undantag.
2. Bestäm hur faktisk daglig arbetstid och pauser registreras.
3. Säkerställ att varje medarbetare kan komma åt sina egna uppgifter.
4. Dokumentera hur fel rapporteras, utreds, rättas och registreras.
5. Definiera åtkomst för chefer, lönepersonal och andra relevanta personer.
6. Dokumentera lagring i fem år efter att den relevanta referensperioden avslutats.
7. Använd faktiska timmar för att kontrollera dygnsvila, veckovila och genomsnittlig veckoarbetstid.
8. Granska processen när systemet, kollektivavtalet eller arbetsflödet ändras.

Källor

Källorna kontrollerades 19.09.2026:

• Den danska arbetstidslagen, konsoliderad lag nr 982 av 12.08.2024, särskilt § 4 b om systemet, åtkomst och lagring och § 1 om tillämpningsområde och undantag.
• Lagförslag L 68 och dess förarbeten, särskilt avsnitt 3.2 och kommentarerna till § 4 b om ändamål, metodfrihet och åtkomst.
• Den danska arbetsmiljömyndigheten Arbejdstilsynets frågor och svar om arbetstid och vila, publicerad 02.07.2024.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning, särskilt artikel 5 om korrekthet och lagringsminimering och artiklarna 15–16 om tillgång och rättelse.

Varken lagen eller förarbetena kräver en viss app, stämpelklocka eller godkännandeprocess.