Innehåll
Börja med medarbetarens avtal, kollektivavtal och eventuella lokala överenskommelse. De avgör när extra timmar är mertid eller övertid och hur tiden ska kompenseras. Översikten över arbetstidsregler i Danmark samlar övriga regler om bland annat vila, pauser och veckoarbetstid för danska anställningar.
Vad är ordinarie arbetstid?
Ordinarie arbetstid är den avtalade arbetstiden under den period verksamheten använder som referens. Perioden kan vara en vecka, en månad eller en annan beräkningsperiod om avtalsunderlaget anger det.
Det innebär att 37 timmar i ett danskt exempelavtal inte alltid behöver nås varje kalendervecka. Om timmarna får fördelas över en längre period behöver chefen se hela perioden innan en avvikelse bedöms.
Fyra tal kan skilja sig åt
- Ordinarie arbetstid: avtalad arbetstid under relevant period.
- Planerade timmar: arbetspassen verksamheten har lagt i det aktuella schemat.
- Registrerade timmar: medarbetarens registrerade start, slut och pauser.
- Godkända timmar: chefens accepterade resultat efter kontroll.
Om Sara har 37 avtalade timmar för veckan, är planerad för 35 och registrerar 36,5 finns två skillnader att undersöka. Schemat ligger två timmar under den ordinarie arbetstiden medan registrerad tid ligger en och en halv timme över schemat. Inget av talen visar ensamt om det är övertid.
När är extra timmar övertid?
Timmar utöver ordinarie arbetstid är inte automatiskt övertid med ett visst tillägg. Det kan vara mertid, övertid, en förskjutning inom beräkningsperioden eller ett fel som behöver rättas. Svaret beror på avtalet som gäller för medarbetaren.
Använd därför inte en generell regel för alla. Registrera vilket avtalsunderlag och vilken period som gäller för var och en och låt en ansvarig chef klassificera avvikelsen före lön.
Hur hanteras kompensationsledighet?
Kompensationsledighet är ledighet enligt det avtalsunderlag verksamheten följer. Innan ni skapar ett saldo behöver ni avtala vilka godkända timmar som ger ledighet, hur de räknas om och vem som får tillföra eller rätta saldot.
I Monoplan kan kompensationsledighet hanteras som en inställd frånvarotyp med saldo. Intjäning från extra timmar sker bara enligt verksamhetens valda inställningar och kontroll; en registrerad extratimme bör inte automatiskt bli en timmes kompensationsledighet.
Ett tydligt flöde beskriver:
- Vilka godkända timmar som kan ge saldo.
- Vem som kontrollerar och tillför saldot.
- Hur medarbetaren ansöker om kompensationsledighet.
- Vem som godkänner frånvaron.
- Hur saldo och bemanning påverkas.
Se semester, frånvaro och saldon i Monoplan och den samlade kontrollen från schema till löneunderlag.
Kontroll vid periodens slut
Innan perioden stängs bör den ansvariga:
- kontrollera vilken beräkningsperiod som gäller;
- jämföra ordinarie, planerad, registrerad och godkänd tid;
- reda ut saknade registreringar och större avvikelser;
- klassificera extra timmar enligt avtal och kollektivavtal;
- uppdatera ett eventuellt saldo för kompensationsledighet;
- dokumentera rättelser och godkänna resultatet.
Då kan medarbetare och chef se hur siffrorna har uppstått innan de ingår i löneunderlaget.