Innhold
Det kan skje selv om alle vil gjøre en god jobb. Når ansatte møter til forskjellige tider, må viktig kunnskap følge med fra ett team til det neste.
I Monoplan vil vi gjøre tre ting tydelige: Hvor finnes beskjeden, hvem skal handle og hvem følger opp?
Gi arbeidsmeldinger en fast plass
Ligger meldinger spredt mellom SMS, Messenger, muntlige avtaler og oppslag, må den ansatte selv sette sammen historien. Det blir vanskelig å vite hvilken beskjed som gjelder.
Vi anbefaler ett avtalt sted for daglig skriftlig kommunikasjon. Det kan ha flere samtaler, men det må være tydelig hvor ansatte finner meldinger om arbeidet sitt.
Bruk for eksempel en kanal til kjøkkenet, en til servering og en til hele arbeidsplassen. En direkte melding passer til noe som bare gjelder én kollega. Da får folk opplysningene de trenger uten å lese alle andres samtaler.
Skriv hva som endres
«Husk den nye stengerutinen» gir bare mening hvis mottakeren allerede kjenner den. Skriv hva kollegaen skal gjøre, fra når det gjelder og hvor hele instruksen finnes.
Her er et tenkt eksempel fra en kafé:
Fra fredag skal kveldsteamet tømme kaffemaskinens dryppbrett før maskinen slås av. Den oppdaterte stengeinstruksen ligger i personaldokumentene. Les den før neste stengevakt, og bekreft meldingen. Spør vaktansvarlig hvis noe er uklart.
Lengre rutiner hører bedre hjemme i felles personaldokumenter enn i en meldingstråd.
Følg opp viktige meldinger
Følg opp dem som ikke har bekreftet.
Når en endring krever handling, anbefaler vi aktiv bekreftelse fra relevante ansatte. Gi en ansvarlig leder oppgaven med å følge opp dem som ikke har svart. En vikar som først møter neste uke, trenger også den nye rutinen før vakten.
I Monoplan kan viktige meldinger bekreftes aktivt. Status endres ikke bare ved at samtalen åpnes. En bekreftelse erstatter heller ikke praktisk opplæring når den ansatte skal lære en ny oppgave.
Gjør overleveringen nyttig for neste team
Når det er travelt, blir overleveringen lett til alt noen akkurat kom på. Start heller med opplysningene neste team trenger før det begynner.
Det kan være en manglende levering, en gjest med en særskilt avtale eller en uferdig oppgave. Skriv status og neste handling sammen: «Melkeleveringen mangler. Vaktansvarlig kontakter leverandøren kl. 15.»
Vi foretrekker få, konkrete opplysninger med en tydelig ansvarlig. Er noe akutt, må den som overtar få direkte beskjed etter avtalt rutine. En chatmelding alene sikrer ikke at den blir sett i tide.
Før vaktendringer tilbake til planen
Chatten hjelper ansatte å finne en kollega som kan ta en vakt. Felles vaktplan må også vise den endelige avtalen.
Har Sara og Jonas snakket om å bytte fredag, må det være tydelig om byttet fortsatt er et ønske eller er godkjent. Følg avtalt godkjenningsflyt, og kontroller at gjeldende plan er oppdatert.
Den planen skal både ansatte, ledere og senere timekontroll kunne bruke. Vi beskriver arbeidsflyten i artikkelen om vaktbytte, ledige vakter og godkjenning.
Avtal også hva som gjelder på fritiden
Et felles sted for arbeidsmeldinger løser ikke alene forventningen om å være tilgjengelig hele tiden. Snakk med teamet om når meldinger skal leses, hva som er akutt og hvordan akutte situasjoner håndteres.
Vi anbefaler at en vanlig driftsmelding kan vente til avtalt tidspunkt. En ansatt som har fri, må kunne skille informasjon fra en konkret henvendelse som krever svar.
Samme hensyn finnes i den danske inspirasjonskatalogen Mental trivsel på menuen. Den anbefaler å begrense kontakt på fritiden og samle arbeidsrelatert kommunikasjon i en vaktplanapp.
Begynn med én meldingstype
Start med noe som allerede skaper spørsmål, som endrede rutiner eller overlevering fra morgen- til kveldsteam. Avtal hvor beskjeden ligger, hvem som får den og hvem som følger opp.
Vis også nye ansatte arbeidsflyten som del av introduksjonen. Felles vaner virker best når alle vet hvordan de skal brukes.
I Monoplans teamchat kan dere samle avdelinger og stillinger i kanaler, opprette grupper, sende direkte meldinger og følge aktive bekreftelser på viktige meldinger. Bruk det til å gjøre neste overlevering tydelig for teamet som tar over.