Innhold
Målet er enkelt: Den ansatte skal finne vakten sin, få de rette meldingene og registrere tiden sin. Samtidig trenger lederen opplysningene som senere brukes til fravær, timekontroll og lønnsgrunnlag.
Opprett én samlet ansattprofil
Begynn med navn, kontaktopplysninger, ansattnummer og startdato. Bruk samme format hver gang, og kontroller først at personen ikke allerede er opprettet. Knytt deretter den ansatte til avdelingene og arbeidsstedene der vedkommende skal kunne planlegges.
Velg en stilling for arbeidsfunksjonen og et tilgangsnivå for tilgangsrettighetene. Ordene er ikke synonymer: En barista kan ha vanlig ansattilgang, mens en annen barista også har ledertilgang.
Registrer vilkår som er relevante for planleggingen
Legg til vilkårene planlegging og timekontroll trenger, for eksempel ansettelsesstart, lønnsform og avtalt arbeidstid. Normtimer kan være fastsatt per uke eller over en lengre normperiode. De er et referansepunkt og er ikke automatisk lik ukens plan eller faktiske timer.
Kontroller også at ansattnummer og eventuelle avdelingsdata samsvarer med verdiene som senere skal brukes i lønnssystemet.
Gi bare nødvendig tilgang
Tilgangsnivået skal passe ansvaret. Den ansatte skal vanligvis kunne se egne vakter, registrere tid, motta meldinger og opprette relevante forespørsler. Administrative rettigheter bør bare gis når arbeidsoppgaven krever dem.
Send invitasjonen i god tid, og kontroller at den ansatte kan logge inn. En korrekt profil hjelper ikke på første vakt hvis invitasjonen ligger uåpnet eller den ansatte ikke ser riktig avdeling.
Gjør dokumenter og forventninger tydelige
Send kontrakt eller tillegg gjennom avtalt signeringsflyt, og del relevante virksomhetsdokumenter. Følg «sendt», «signert» og «lest» som forskjellige statuser. Les mer om personaldokumenter og kontrakter.
Gå gjennom første vakt sammen
Vis hvor gjeldende vaktplan finnes, hvordan endringer varsles og når det skal stemples inn og ut. Avtal også hvem den ansatte kontakter ved sykdom, feil i planen eller problemer med tidsregistreringen.
På Café Nord settes Sara først på planen når profil, avdeling og stilling er på plass. Før første vakt åpner hun appen sammen med lederen og finner både vakten og rutinen for å melde fravær. Det tar noen minutter og fjerner mange spørsmål på selve dagen.
Kontroller før første vakt
- Er kontaktopplysninger og ansattnummer korrekte?
- Er stilling, avdeling og arbeidssted valgt?
- Er tilgangsnivået passende?
- Er normtimer og relevante vilkår registrert?
- Er kontrakt og nødvendige dokumenter sendt?
- Kan den ansatte åpne appen og se gjeldende plan?
- Vet den ansatte hvem som skal kontaktes ved endringer eller fravær?
Når kontrollen er ferdig, kan den ansatte settes på første vakt. Se hvordan personaladministrasjon i Monoplan samler opplysningene, og fortsett med guiden til en bedre vaktplan.