Innehåll
Målet är enkelt: Medarbetaren ska hitta sitt arbetspass, få rätt meddelanden och registrera sin tid. Samtidigt behöver chefen de uppgifter som senare används för frånvaro, timkontroll och löneunderlag.
Skapa en samlad medarbetarprofil
Börja med namn, kontaktuppgifter, anställningsnummer och startdatum. Använd samma format varje gång och kontrollera först att personen inte redan finns. Koppla sedan medarbetaren till de avdelningar och arbetsplatser där personen ska kunna schemaläggas.
Välj en befattning för arbetsfunktionen och en behörighetsnivå för åtkomsten. Orden är inte synonymer: En barista kan ha vanlig medarbetaråtkomst medan en annan barista också har chefsåtkomst.
Registrera villkor som är relevanta för planeringen
Lägg till de villkor som planering och timkontroll behöver, exempelvis anställningsstart, löneform och avtalad arbetstid. Ordinarie arbetstid kan anges per vecka eller över en längre beräkningsperiod. Den är en referenspunkt och är inte automatiskt lika med en viss veckas schema eller faktiska timmar.
Kontrollera också att anställningsnummer och eventuella avdelningsdata motsvarar de värden som senare ska användas i lönesystemet.
Ge bara nödvändig åtkomst
Behörighetsnivån ska passa medarbetarens ansvar. Medarbetaren ska vanligen kunna se egna arbetspass, registrera tid, få meddelanden och skapa relevanta förfrågningar. Administrativa behörigheter bör bara ges när arbetsuppgiften kräver dem.
Skicka inbjudan i god tid och kontrollera att medarbetaren kan logga in. En korrekt profil hjälper inte på första arbetspasset om inbjudan ligger oöppnad eller medarbetaren inte ser rätt avdelning.
Gör dokument och förväntningar tydliga
Skicka avtal eller tillägg genom det avtalade signeringsflödet och dela relevanta verksamhetsdokument. Följ ”skickat”, ”underskrivet” och ”läst” som olika statusar. Läs mer om personaldokument och avtal.
Gå igenom det första arbetspasset tillsammans
Visa var det aktuella schemat finns, hur ändringar meddelas och när medarbetaren ska stämpla in och ut. Bestäm också vem medarbetaren kontaktar vid sjukdom, fel i schemat eller problem med tidsregistreringen.
På Café Nord sätts Sara på schemat först när profil, avdelning och befattning är på plats. Före första arbetspasset öppnar hon appen med chefen och hittar både arbetspasset och rutinen för att anmäla frånvaro. Det tar några minuter och undanröjer många frågor på själva dagen.
Kontrollera före första arbetspasset
- Är kontaktuppgifter och anställningsnummer korrekta?
- Är befattning, avdelning och arbetsplats valda?
- Är behörighetsnivån lämplig?
- Är ordinarie arbetstid och relevanta villkor registrerade?
- Är avtal och nödvändiga dokument skickade?
- Kan medarbetaren öppna appen och se aktuellt schema?
- Vet medarbetaren vem som ska kontaktas vid ändringar eller frånvaro?
Efter kontrollen kan medarbetaren få sitt första arbetspass. Se hur personaladministration i Monoplan samlar uppgifterna och fortsätt med guiden till ett bättre schema.