Innehåll
Det kan hända även om alla vill göra ett bra jobb. När medarbetarna kommer vid olika tider behöver viktig kunskap följa med från ett team till nästa.
I Monoplan vill vi göra tre saker tydliga: Var finns meddelandet, vem ska agera och vem följer upp?
Ge arbetsmeddelanden en fast plats
Om meddelanden ligger blandade i SMS, Messenger, muntliga överenskommelser och anslag behöver medarbetaren själv samla historien. Det blir svårt att veta vilket besked som gäller.
Vi rekommenderar en överenskommen plats för den dagliga skriftliga kommunikationen. Där kan finnas flera samtal men det behöver vara tydligt var medarbetaren hittar meddelanden om sitt arbete.
Använd exempelvis en kanal för köket, en för servering och en för hela arbetsplatsen. Ett direktmeddelande passar något som bara berör en kollega. Då får människor uppgifterna de behöver utan att läsa alla andras samtal.
Skriv vad som ändras
”Kom ihåg den nya stängningsrutinen” fungerar bara om mottagaren redan känner till den. Skriv vad kollegan ska göra, från när det gäller och var hela instruktionen finns.
Här är ett tänkt exempel från ett kafé:
Från fredag ska kvällsteamet tömma kaffemaskinens droppbricka innan maskinen stängs av. Den uppdaterade stängningsinstruktionen finns i personaldokumenten. Läs den före nästa stängningspass och bekräfta meddelandet. Fråga passansvarig om något är oklart.
Längre rutiner passar bättre i gemensamma personaldokument än i en meddelandetråd.
Följ upp viktiga meddelanden
Följ upp dem som inte har bekräftat.
När en ändring kräver handling rekommenderar vi aktiv bekräftelse från relevanta medarbetare. Ge en ansvarig chef uppgiften att följa upp dem som inte har svarat. En ersättare som börjar först nästa vecka behöver också känna till den nya rutinen före sitt arbetspass.
I Monoplan kan viktiga meddelanden bekräftas aktivt. Status ändras inte bara för att samtalet öppnas. En bekräftelse ersätter inte heller praktisk genomgång när medarbetaren ska lära sig en ny uppgift.
Gör överlämningen användbar för nästa team
När det är mycket att göra blir en överlämning lätt allt någon just kom att tänka på. Börja i stället med uppgifterna nästa team behöver innan arbetet börjar.
Det kan vara en leverans som saknas, en gäst med en särskild överenskommelse eller en oavslutad uppgift. Skriv status och nästa handling tillsammans: ”Mjölkleveransen saknas. Passansvarig kontaktar leverantören kl. 15.”
Vi föredrar få konkreta uppgifter med tydligt ansvar. Är något akut behöver den som tar över få direkt besked enligt överenskommen rutin. Ett chattmeddelande ensamt säkerställer inte att det ses i tid.
För passändringar tillbaka till schemat
Chatten kan hjälpa medarbetare att hitta en kollega som kan ta ett arbetspass. Det gemensamma schemat behöver också visa den slutliga överenskommelsen.
Har Sara och Jonas pratat om att byta fredag behöver det vara tydligt om bytet fortfarande är ett önskemål eller är godkänt. Följ överenskommet godkännandeflöde och kontrollera att aktuellt schema är uppdaterat.
Det schemat ska medarbetare, chefer och senare timkontroll kunna använda. Vi beskriver flödet i artikeln om passbyten, lediga arbetspass och godkännande.
Bestäm också vad som gäller på fritiden
En gemensam plats för arbetsmeddelanden löser inte ensam förväntningen att vara tillgänglig hela tiden. Prata med teamet om när meddelanden ska läsas, vad som är akut och hur akuta situationer hanteras.
Vi rekommenderar att ett vanligt driftmeddelande kan vänta till avtalad tidpunkt. En ledig medarbetare behöver kunna skilja information från en konkret fråga som kräver svar.
Samma hänsyn finns i den danska inspirationskatalogen Mental trivsel på menuen. Den rekommenderar att begränsa kontakt på fritiden och samla arbetsrelaterad kommunikation i en schemaapp.
Börja med en meddelandetyp
Börja med något som redan skapar frågor, som ändrade rutiner eller överlämningen från morgon- till kvällsteam. Bestäm var meddelandet finns, vem som får det och vem som följer upp.
Visa också nya medarbetare flödet som en del av introduktionen. Gemensamma vanor fungerar bäst när alla vet hur de används.
I Monoplans teamchatt kan ni samla avdelningar och befattningar i kanaler, skapa grupper, skicka direktmeddelanden och följa aktiva bekräftelser på viktiga meddelanden. Använd det för att göra nästa överlämning tydlig för teamet som tar över.