Innehåll
Tre olika arbetsflöden
Passbyte börjar med en medarbetare som vill överlåta sitt planerade arbetspass till en annan. Lediga arbetspass börjar med ett obemannat behov som kvalificerade medarbetare kan visa intresse för. Chefsändringar börjar med ett driftbehov som kräver ändring i ett befintligt schema.
Flödena kan likna varandra men ansvaret skiljer sig. En kollegas acceptans är inte nödvändigtvis verksamhetens godkännande.
När ändringen kräver chefsgodkännande gäller det ursprungliga schemat tills godkännandet är klart. Det behöver vara tydligt så att en förfrågan inte uppfattas som befrielse från det ursprungliga arbetspasset. Direkt övertagande följer verksamhetens inställningar.
Ett tydligt godkännandeflöde
- Förfrågan skapas med det aktuella arbetspasset.
- Relevanta medarbetare kan svara eller acceptera.
- Chefen ser befattning, avdelning, överlapp och konsekvens för bemanningen.
- Chefen godkänner eller avslår.
- Det aktuella schemat uppdateras och berörda medarbetare får besked.
Använd konfliktkontrollen för att hitta överlapp, fel befattning och känd frånvaro. Chefen behöver fortfarande kontrollera framförhållning, vilotid och gällande avtalsunderlag.
Exempel: Ett byte som inte bör godkännas
Sara vill byta en fredagskväll med Jonas. Jonas accepterar men hans arbetspass slutar sent på torsdagen och han är redan planerad på lördagsmorgonen. Först när chefen har kontrollerat vilotid, befattning och bemanning kan bytet godkännas. Avslås det står Sara kvar på det ursprungliga arbetspasset.
Undvik beslut som bara finns i chatten
Teamchatt passar bra för samordning och sammanhang. Den bör inte vara den enda registreringen av den slutliga ändringen. När beslutet är fattat behöver det skrivas tillbaka till schemat så att tidsregistrering och senare kontroll använder aktuellt arbetspass.
Praktisk regel: Använd chatten för samtalet och godkännandeflödet för beslutet.
Kontrollera framförhållning och medarbetarens ramar
Ändringar kan omfattas av avtal, kollektivavtal eller regler om framförhållning. Läs den landsspecifika guiden om när schemat måste vara klart i Danmark för danska anställningar.
Vid sjukdom eller godkänd frånvaro behöver det ursprungliga arbetspasset hanteras uttryckligen. Se semester och frånvaro i schemat.
Med schemaläggning i Monoplan kan ändringar, lediga arbetspass och godkännanden kopplas till samma schema.
Praktisk regel: Aktuellt schema gäller tills ett nödvändigt godkännande är klart och ändringen har skrivits tillbaka.