Innehåll
Skilj ansökan och godkänd frånvaro åt
En ansökan visar medarbetarens önskemål. Först när ansvarig chef har godkänt bör perioden behandlas som känd frånvaro i schemat. Status ska vara synlig för både medarbetare och chef.
Kontrollera bemanningen före godkännande
Chefen bör se aktuellt schema, annan frånvaro och förväntat behov innan svaret ges. Se bemanningen först men bedöm ansökan enligt de rättigheter och avtal som gäller.
På Café Nord ansöker Sara om semester en fredag när två kollegor redan är lediga. Chefen ser behovet och övrig frånvaro innan svaret ges. Om semestern godkänns blir perioden en del av underlaget för nästa schema.
Använd relevanta frånvarotyper
Semester, sjukdom och kompensationsledighet har olika syften och bör inte följa exakt samma arbetsflöde:
- Semester börjar vanligen som en ansökan som ska godkännas.
- Sjukdom meddelas direkt till chefen enligt arbetsplatsens rutin. Chefen registrerar frånvaron i Monoplan och hanterar dagens arbetspass.
- Kompensationsledighet följer den överenskommelse och det saldo verksamheten har fastställt.
Läs om begreppen i ordinarie arbetstid, övertid och kompensationsledighet.
Låt frånvaron påverka schemat på en plats
När frånvaro är godkänd eller registrerad ska medarbetaren framgå som otillgänglig under perioden. Om personen redan har ett arbetspass måste det tas bort, flyttas eller göras ledigt enligt verksamhetens process. Ett frånvaromeddelande ändrar inte i sig det aktuella schemat.
Praktisk regel: Godkänn inte bara datumet. Kontrollera också arbetspassen och bemanningsbehovet som datumet påverkar.
Följ arbetsflödet för lediga arbetspass och godkända ändringar när frånvaron berör ett redan lagt schema.
Följ upp saldo och registrering
Efter godkännandet behöver tre saker stämma: frånvarons status, berörda arbetspass och medarbetarens saldo. Vid periodens slut behöver frånvaron också vara registrerad på det sätt löneprocessen förväntar sig.
En enkel kontroll är:
- Är ansökan godkänd eller avslagen?
- Är eventuella arbetspass hanterade?
- Är medarbetaren och relevanta chefer informerade?
- Är saldo och periodregistrering uppdaterade?
Se semester- och frånvarofunktionen i Monoplan eller använd hela guiden till schemaläggning när frånvaron ska ingå i nästa schema.