Innhold
Skill forespørsel og godkjent fravær
En forespørsel viser den ansattes ønske. Først når ansvarlig leder har godkjent, bør perioden behandles som kjent fravær i vaktplanen. Status må være synlig for både ansatt og leder.
Kontroller bemanningen før godkjenning
Lederen bør se gjeldende plan, annet fravær og forventet behov før svaret gis. Se bemanningen først, men vurder forespørselen etter rettighetene og avtalene som gjelder.
På Café Nord søker Sara om ferie en fredag der to kolleger allerede har fri. Lederen ser behovet og øvrig fravær før svaret gis. Hvis ferien godkjennes, blir perioden en del av grunnlaget neste vaktplan bygges på.
Bruk relevante fraværstyper
Ferie, sykdom og avspasering har forskjellige formål og bør ikke følge nøyaktig samme arbeidsflyt:
- Ferie begynner vanligvis som en forespørsel som må godkjennes.
- Sykdom meldes direkte til lederen etter arbeidsplassens rutine. Lederen registrerer fraværet i Monoplan og håndterer dagens vakter.
- Avspasering følger avtalen og saldoen virksomheten har fastlagt.
Les om begrepene i normtimer, overtid og avspasering.
La fraværet påvirke planen på ett sted
Når fravær er godkjent eller registrert, skal den ansatte fremgå som utilgjengelig i perioden. Har vedkommende allerede en vakt, må vakten fjernes, flyttes eller gjøres ledig etter virksomhetens prosess. En fraværsmelding endrer ikke i seg selv gjeldende plan.
Praktisk regel: Ikke godkjenn bare datoen. Kontroller også vaktene og bemanningsbehovet datoen påvirker.
Følg arbeidsflyten for ledige vakter og godkjente endringer når fraværet rammer en plan som allerede er lagt.
Følg opp saldo og registrering
Etter godkjenning må tre ting stemme: fraværets status, berørte vakter og den ansattes saldo. Ved periodens slutt må fraværet også være registrert slik virksomhetens lønnsprosess forventer.
En enkel kontroll er:
- Er forespørselen godkjent eller avvist?
- Er eventuelle vakter håndtert?
- Er ansatt og relevante ledere informert?
- Er saldo og perioderegistrering oppdatert?
Se ferie- og fraværsfunksjonen i Monoplan, eller bruk hele guiden til vaktplanlegging når fraværet skal inngå i neste plan.