Innhold
Men regnestykket sier ennå ikke om det er nok hender til lunsjen, noen til å åpne eller tid til rengjøring etter stenging.
I Monoplan begynner vi derfor med tre spørsmål: Hva forventer vi å selge? Hvilket arbeid må utføres når? Hva skjedde faktisk?
Café Nord er et regneeksempel. Tallene er illustrative, og all omsetning er ekskl. merverdiavgift. 30 % er kafeens valgte mål i eksemplet, ikke en generell bransjeanbefaling.
Omsetningsprognose: Bruk historikk, bookinger og vær
En omsetningsprognose er ditt beste anslag for kommende salg. Begynn med sammenlignbare dager: samme ukedag, sesong, åpningstid og omtrent samme drift. En fredag med et stort arrangement må vurderes særskilt før den brukes som referanse.
Café Nord tar utgangspunkt i tidligere fredager og forventer 24.000 DKK. Deretter ser lederen på bookinger, lokale arrangementer, ferieperioder og værmeldingen.
Har kafeen uteservering, kan været påvirke både gjestetall og når gjestene kommer. Retning og størrelse må vurderes ut fra egen historikk. Solskinn er ingen fast prosentsats å legge på salget.
Lag gjerne tre scenarioer. I eksemplet anslår lederen en rolig fredag til 22.000 DKK, forventet fredag til 24.000 DKK og travel fredag til 28.000 DKK. Værprognoser er usikre; DMI viser usikkerheten for blant annet nedbør, temperatur og vind. Bruk derfor været til å forbedre vurderingen, og kontroller prognosen igjen nærmere dagen.
Fra omsetningsprognose til produktive timer
Café Nord bruker 750 DKK i omsetning per produktiv ansattime som planleggingsreferanse. Det gir:
24.000 DKK / 750 DKK = 32 produktive timer.
Produktive timer betyr her timer til oppgavene som får kafeen til å fungere: forberedelser, servering, påfyll, rengjøring og stenging. Det inkluderer nødvendige oppgaver som ikke gir et salg i øyeblikket de utføres.
Referansen på 750 DKK må bygge på egen erfaring fra dager der både service og arbeidsbelastning fungerte. Den er ikke et generelt krav til den enkelte ansatte.
Kafeen regner dessuten med fire timer betalte pauser fordelt over dagen. Budsjettet blir 32 produktive timer og 36 betalte timer. Pausevilkårene er en forutsetning i eksemplet; deres plan må følge vilkårene som gjelder hos dere.
Kontroller alltid minimumsbemanningen. Åpning, bestemte kompetanser og faste oppgaver kan kreve flere timer enn omsetningen alene tilsier.
Bemanningsprofil: Fordel timene gjennom dagen
32 produktive timer skal bli en bemanningsprofil: antall ansatte og nødvendige stillinger på hvert tidspunkt.
| Tidsrom | Behov | Aktive ansatte | Produktive timer |
|---|---|---|---|
| 07.00–10.00 | Åpning, forberedelser og morgenservering | 2 | 6 |
| 10.00–12.00 | Barista og kjøkken | 2 | 4 |
| 12.00–15.00 | Barista, kjøkken og to til servering | 4 | 12 |
| 15.00–18.00 | Barista og servering | 2 | 6 |
| 18.00–20.00 | Sen drift, rengjøring og stenging | 2 | 4 |
Profilen krever 32 aktive bemanningstimer. Pauser og overlapp må innarbeides i vaktene så dekningen holder når noen tar pause.
Lunsjen krever fire personer i tre timer. Det er 12 timer, men stillingene betyr like mye som antallet. Fire i serveringen løser ikke et manglende kjøkkenbehov.
Beskriv derfor behovet før ansattnavnene. Koble deretter behovet til stillinger, kompetanse, tilgjengelighet og fravær. Det er også rekkefølgen i guiden til vaktplanlegging.
Lønnsprosent: Kontroller både beløp og grunnlag
Lønnsprosenten beregnes slik:
Lønnskostnad / omsetning ekskl. merverdiavgift × 100.
For Café Nord blir det 7.200 DKK / 24.000 DKK × 100 = 30 %.
I eksemplet er 200 DKK gjennomsnittlig total kostnad per betalt time. I den konkrete planen må beregningen gjenspeile de ansattes satser og relevante lønnsdeler og arbeidsgiverkostnader dere tar med. Kvelds- og helgetillegg kan gi forskjellig pris på like lange vakter.
Sammenlign samme periode, avdeling og kostnadsgrunnlag. Ukens prosent beregnes fra ukens samlede kostnad og omsetning, ikke et enkelt gjennomsnitt av dagsprosentene.
Koster bemanningsprofilen mer enn budsjettet tillater, må konflikten undersøkes. Kan oppgaver flyttes? Kan overlapp plasseres bedre? Er omsetningsprognosen realistisk? Færre timer hjelper bare hvis kafeen fortsatt kan utføre arbeidet.
Planlagt mot faktisk tid: Forklar avviket
Fredagen ender med 22.000 DKK i omsetning og 39 godkjente betalte timer. Med samme forenklede timekostnad blir oppfølgingen:
| Nøkkeltall | Plan | Resultat |
|---|---|---|
| Omsetning ekskl. merverdiavgift | 24.000 DKK | 22.000 DKK |
| Betalte timer | 36 | 39 |
| Beregnet lønnskostnad | 7.200 DKK | 7.800 DKK |
| Lønnsprosent | 30,0 % | 35,5 % |
Det er to forskjellige avvik. Lavere omsetning alene ville løftet lønnsprosenten til 32,7 %, selv med planlagte 36 timer. De tre ekstra timene koster ytterligere 600 DKK. Med begge avvik blir prosenten 35,5 %.
Undersøk derfor både salg og timer. Var prognosen for høy? Kom gjestene til andre tider? Tok stengingen lengre tid? Var det levering, opplæring eller manglende stempling?
Bevar planen som referanse. Gå gjennom registrert tid, avklar pauser og mangler og godkjenn deretter grunnlaget. Tidsregistrering skal ikke tilpasses budsjettet; den skal vise arbeidet som ble utført. Økonomisk oppfølging må bruke avtalt og kontrollert lønnsgrunnlag.
Dette tar vi med i Monoplan
Det viktigste vi lærer i arbeidet med Monoplan, er at timer og kroner må kunne forklares sammen. Et samlet timetall sier ikke om lunsjen er dekket. Høy lønnsprosent forteller ikke alene om bemanningen var feil. Faktisk omsetning gjør heller ikke planlagt lønnskostnad til faktisk lønnskostnad.
Derfor bruker vi tydelige grunnlag for forventning, plan og oppfølging. I Monoplans omsetningsmodul sammenlignes vaktplanens beregnede lønnskostnad med omsetningsprognose eller faktisk nettoomsetning for samme periode. Kostnaden kommer fortsatt fra planen. Oppfølging av godkjente faktiske timer og lønnsgrunnlag må holdes atskilt fra anslaget.
I denne arbeidsflyten vurderer lederen omsetningsprognose, vær og bemanningsprofil og bruker dem som planleggingsgrunnlag i Monoplan.
Les om vaktplanlegging i Monoplan og arbeidsflyten fra vaktplan til godkjent lønnsgrunnlag.
Start med én dag i neste vaktplan
- Lag en omsetningsprognose for en konkret dag og skriv ned forutsetningene.
- Beregn timebehov og kontroller faste oppgaver og minimumsbemanning.
- Fordel behovet på tidspunkt og stillinger, og planlegg pausedekning.
- Beregn planens kostnad og lønnsprosent på tydelig grunnlag.
- Sammenlign resultatet med planen og bruk forklaringen i neste prognose.
Begynn med neste fredag: Skriv ned behovet for produktive timer og stillinger mellom kl. 12.00 og 15.00.