Innehåll
Men beräkningen säger ännu inte om det finns tillräckligt med händer till lunchen, någon som kan öppna eller tid för städning efter stängning.
I Monoplan börjar vi därför med tre frågor: Vad förväntar vi oss att sälja? Vilket arbete behöver utföras när? Vad hände faktiskt?
Café Nord är ett räkneexempel. Siffrorna är illustrativa och all omsättning är exklusive moms. 30 % är kaféets valda mål i exemplet, ingen allmän branschrekommendation.
Omsättningsprognos: Använd historik, bokningar och väder
En omsättningsprognos är din bästa uppskattning av kommande försäljning. Börja med jämförbara dagar: samma veckodag, säsong, öppettid och ungefär samma drift. En fredag med ett stort evenemang behöver bedömas separat innan den används som referens.
Café Nord utgår från tidigare fredagar och förväntar sig 24.000 DKK. Sedan går chefen igenom bokningar, lokala evenemang, semesterperioder och väderprognosen.
Har kaféet uteservering kan vädret ändra både gästantalet och när gästerna kommer. Riktning och storlek behöver bedömas utifrån egen historik. Solsken är ingen fast procentsats att lägga ovanpå försäljningen.
Gör gärna tre scenarier. I exemplet bedömer chefen en lugn fredag till 22.000 DKK, en förväntad till 24.000 DKK och en intensiv till 28.000 DKK. Väderprognoser är osäkra; DMI visar osäkerheten för bland annat nederbörd, temperatur och vind. Använd därför vädret för att förbättra bedömningen och kontrollera prognosen igen närmare dagen.
Från omsättningsprognos till produktiva timmar
Café Nord använder 750 DKK i omsättning per produktiv medarbetartimme som planeringsreferens. Det ger:
24.000 DKK / 750 DKK = 32 produktiva timmar.
Produktiva timmar betyder här timmar för uppgifterna som får kaféet att fungera: förberedelser, servering, påfyllning, städning och stängning. De omfattar också nödvändiga uppgifter som inte skapar en försäljning i stunden.
Referensen på 750 DKK behöver bygga på egen erfarenhet från dagar när både service och arbetsbelastning fungerade. Den är inget allmänt krav på en enskild medarbetare.
Kaféet räknar dessutom med fyra timmars betalda pauser under dagen. Budgeten blir 32 produktiva timmar och 36 betalda timmar. Pausvillkoren är en förutsättning i exemplet; ert schema behöver följa era gällande villkor.
Kontrollera alltid minimibemanningen. Öppning, särskilda kompetenser och fasta uppgifter kan kräva fler timmar än omsättningen ensam visar.
Bemanningsprofil: Fördela timmarna över dagen
32 produktiva timmar ska bli en bemanningsprofil: antal medarbetare och nödvändiga befattningar vid olika tider.
| Tid | Behov | Aktiva medarbetare | Produktiva timmar |
|---|---|---|---|
| 07.00–10.00 | Öppning, förberedelser och morgonservering | 2 | 6 |
| 10.00–12.00 | Barista och kök | 2 | 4 |
| 12.00–15.00 | Barista, kök och två i serveringen | 4 | 12 |
| 15.00–18.00 | Barista och servering | 2 | 6 |
| 18.00–20.00 | Sen drift, städning och stängning | 2 | 4 |
Profilen kräver 32 aktiva bemanningstimmar. Pauser och överlapp behöver byggas in i arbetspassen så att bemanningen håller när någon har paus.
Lunchen kräver exempelvis fyra personer i tre timmar. Det är 12 timmar men befattningarna betyder lika mycket som antalet. Fyra i serveringen löser inte ett saknat köksbehov.
Beskriv därför behovet före medarbetarnas namn. Matcha sedan mot befattningar, kompetenser, tillgänglighet och frånvaro. Det är också ordningen i guiden till schemaläggning.
Personalkostnadsandel: Kontrollera belopp och underlag
Personalkostnadsandelen beräknas så här:
Lönekostnad / omsättning exklusive moms × 100.
För Café Nord blir det 7.200 DKK / 24.000 DKK × 100 = 30 %.
I exemplet är 200 DKK genomsnittlig total kostnad per betald timme. I det aktuella schemat behöver beräkningen spegla medarbetarnas ersättningsnivåer och relevanta lönedelar och arbetsgivarkostnader ni tar med. Kvälls- och helgtillägg kan ge olika pris på lika långa arbetspass.
Jämför samma period, avdelning och kostnadsunderlag. Veckans andel beräknas från veckans totala kostnad och omsättning, inte ett enkelt genomsnitt av dagarnas procenttal.
Om bemanningsprofilen kostar mer än budgeten tillåter behöver konflikten undersökas. Kan uppgifter flyttas? Kan överlapp placeras bättre? Är omsättningsprognosen realistisk? Färre timmar hjälper bara om kaféet fortfarande kan utföra arbetet.
Planerad mot faktisk tid: Förklara avvikelsen
Fredagen slutar med 22.000 DKK i omsättning och 39 godkända betalda timmar. Med samma förenklade timkostnad ser uppföljningen ut så här:
| Nyckeltal | Plan | Resultat |
|---|---|---|
| Omsättning exklusive moms | 24.000 DKK | 22.000 DKK |
| Betalda timmar | 36 | 39 |
| Beräknad lönekostnad | 7.200 DKK | 7.800 DKK |
| Personalkostnadsandel | 30,0 % | 35,5 % |
Det finns två olika avvikelser. Lägre omsättning ensam skulle ha ökat andelen till 32,7 % även med planerade 36 timmar. De tre extra timmarna kostar ytterligare 600 DKK. Med båda avvikelserna blir andelen 35,5 %.
Undersök därför både försäljning och timmar. Var prognosen för hög? Kom gästerna vid andra tider? Tog stängningen längre tid? Fanns en leverans, introduktion eller saknad stämpling?
Bevara schemat som referens. Granska registrerad tid, red ut pauser och luckor och godkänn sedan underlaget. Tidsregistreringen ska inte anpassas till budgeten; den ska visa arbetet som utfördes. Ekonomisk uppföljning behöver använda avtalat och kontrollerat löneunderlag.
Det tar vi med i Monoplan
Vår viktigaste lärdom i arbetet med Monoplan är att timmar och kronor behöver kunna förklaras tillsammans. Ett totalt timantal säger inte om lunchen är bemannad. En hög personalkostnadsandel visar inte ensam att bemanningen var fel. Faktisk omsättning gör inte heller planerad lönekostnad till faktisk lönekostnad.
Därför arbetar vi med tydliga underlag för förväntningar, schema och uppföljning. I Monoplans omsättningsmodul kan du jämföra schemats beräknade lönekostnad med en omsättningsprognos eller faktisk nettoomsättning för samma period. Kostnaden kommer fortfarande från schemat. Uppföljning av godkända faktiska timmar och löneunderlag behöver hållas skild från uppskattningen.
I det här flödet bedömer chefen omsättningsprognos, väder och bemanningsprofil och använder dem som planeringsunderlag i Monoplan.
Läs om schemaläggning i Monoplan och flödet från schema till godkänt löneunderlag.
Börja med en dag i nästa schema
- Gör en omsättningsprognos för en konkret dag och skriv ned förutsättningarna.
- Beräkna timbehov och kontrollera fasta uppgifter och minimibemanning.
- Fördela behovet på tider och befattningar och planera paustäckning.
- Beräkna schemats kostnad och personalkostnadsandel på tydligt underlag.
- Jämför resultatet med schemat och använd förklaringen i nästa prognos.
Börja med nästa fredag: Skriv ned behovet av produktiva timmar och befattningar kl. 12.00–15.00.