Innehåll
Nedladdningen är en CSV-fil som öppnas direkt i Excel. Spara den som en Excel-arbetsbok (.xlsx) om du vill lägga till färger, formler eller separata blad.
Detta ingår i mallen
Mallen innehåller en exempelvecka som du kan ersätta med egna medarbetare och arbetspass.
| Kolumn | Använd den för att |
|---|---|
| Dag och datum | Placera arbetspasset på rätt dag. |
| Start och slut | Registrera den planerade arbetsperioden. |
| Paus i minuter | Göra den planerade pausen synlig. |
| Medarbetare | Ange personen som tilldelats arbetspasset. |
| Befattning | Visa vilken arbetsfunktion medarbetaren täcker. |
| Arbetsplats | Skilja mellan avdelningar eller arbetsplatser. |
| Planerade timmar | Registrera förväntade timmar efter pausen. |
| Anteckningar | Lägga till kort praktisk information om arbetspasset. |
| Chefsgodkännande | Markera att schemat kontrollerats före delning. |
Begränsa personuppgifterna till ett minimum. Ett personalschema behöver normalt inte privata telefonnummer, hälsouppgifter eller orsaker till frånvaro.
Så använder du den i Excel
- Ladda ner filen. Öppna CSV-filen i Excel, Numbers eller Google Sheets.
- Spara en egen kopia. Välj Excel-arbetsbok (
.xlsx) om du vill behålla formatering och flera blad. - Anpassa exempelveckan. Ändra datum, befattningar och arbetsplatser och ta bort rader du inte behöver.
- Tilldela varje arbetspass. Ange medarbetare, start, slut och planerad paus på varje rad.
- Kontrollera och dela. Granska bemanning och timmar och dela sedan en tydligt namngiven version med teamet.
Ett filnamn som Shift-schedule-week-37-2026.xlsx gör det enklare att identifiera veckan och den version medarbetarna fick.
Anpassa bladet till arbetsplatsen
Ett blad räcker ofta för ett litet team. Om du hanterar flera avdelningar kan du filtrera kolumnen Arbetsplats eller skapa ett blad per avdelning.
Du kan också göra schemat enklare att överblicka genom att:
- använda en färg för varje befattning eller passtyp
- låsa den första raden så att kolumnrubrikerna förblir synliga
- lägga till en summa av planerade timmar för varje medarbetare
- markera lediga arbetspass tydligt i stället för att lämna medarbetarfältet oklart
- skydda formelkolumner mot oavsiktliga ändringar.
Undvik att göra arbetsboken mer komplicerad än schemat kräver. Om bara personen som byggde formlerna förstår den blir schemat svårt att underhålla.
Kontrollera schemat före delning
Ett prydligt kalkylblad är inte nödvändigtvis ett fullständigt schema. Kontrollera minst:
- att öppettider och nödvändiga befattningar är täckta
- att ingen medarbetare har överlappande arbetspass
- att start, slut och pauser ger rätt planerade timmar
- att avtalade timmar och medarbetarnas tillgänglighet har beaktats
- att schemat följer relevanta regler om pauser, dygnsvila och andra arbetstidskrav
- att medarbetarna får schemat med den framförhållning som arbetsplatsen använder. Se guiden om publicering av scheman i Danmark.
Tillämpliga regler kan bero på kollektivavtal, anställningsavtal och medarbetargrupper. Mallen stöder planeringsprocessen men avgör inte vilka regler som gäller för en viss medarbetare.
När ett kalkylblad inte längre räcker
Excel är en praktisk startpunkt, särskilt när teamet är litet och schemat sällan ändras. Friktionen ökar vanligtvis när flera personer redigerar filen, arbetspass byts eller medarbetare behöver snabba uppdateringar.
Var uppmärksam på dessa vanliga problem:
- Flera versioner. En bilaga eller utskrift kan snabbt bli inaktuell.
- Ändringar. Redigering av bladet meddelar inte automatiskt den berörda medarbetaren.
- Tillgänglighet. Önskemål och frånvaro kan vara spridda över meddelanden, e-post och andra filer.
- Historik. Det kan vara svårt att se vem som ändrade ett arbetspass och när.
- Faktiska timmar. Planerade timmar är inte samma sak som registrerad arbetstid.
När det blir svårt att hålla en aktuell version uppdaterad kan schemaläggning i Monoplan samla schema, tillgänglighet och godkända ändringar. Du kan också använda den kompletta guiden om schemaläggning för att förbättra metoden, oavsett om du planerar i Excel eller i ett schemaläggningssystem.
Vanliga frågor
Är schemamallen gratis?
Ja. Du kan ladda ner den utan att registrera dig och anpassa den till arbetsplatsen.
Fungerar den bara i Excel?
Nej. CSV-filen öppnas också i Google Sheets, Apple Numbers och LibreOffice Calc. Spara en kopia i programmets eget format innan du lägger till avancerad formatering.
Kan jag använda den för flera avdelningar?
Ja. Filtrera kolumnen Arbetsplats eller skapa ett blad per avdelning efter att filen sparats som en Excel-arbetsbok.
Beräknar mallen medarbetarnas timmar automatiskt?
Exempelfilen visar planerade timmar men innehåller inte skyddade eller avancerade formler. Kontrollera alltid beräkningar som omfattar pauser, arbetspass över midnatt och senare ändringar.
Räcker ett Excel-schema för tidsregistrering?
Inte nödvändigtvis. Ett schema visar planerade timmar medan tidsregistrering bör återspegla de dagliga timmar som faktiskt arbetats. Läs översikten över krav på tidsregistrering i Danmark.